Senden von Nachweisen via E-Mail

Die Bearbeitung von E-Mails nimmt einen großen Teil unserer Arbeitszeit in Anspruch. Wir würden euch deshalb darum bitten, sie uns so einfach wie möglich zu machen und die folgenden Hinweise zu beachten:

  • Schickt Dokumente am besten per PDF (s. unten) und fügt einzelne Dokumente zu einer Datei zusammen (dafür gibt es ganz einfache kostenlose Programme, die das per Drag-and-Drop erledigen können). Je weniger einzelne Dateien wir öffnen müssen, desto besser.
  • Bitte checkt auch, wie viele Dokumente wir tatsächlich benötigen. Wir brauchen Nachweise NUR für das, was ihr auch tatsächlich in eurem Antrag geltend macht, und auch nur einen Nachweis pro Punkt (z.B. Mietvertrag ODER Nachweis über Mietzahlung). Dokumente, die wir NICHT brauchen, sind u.a.: Studiausweise, Personalausweise, Immatrikulationsbescheinigungen, Nachweise für alle Monate, wenn der Betrag immer gleich bleibt (z.B. bei Miete oder Jobs).
  • Bitte schickt uns auch NICHT komplette, unmarkierte Kontoauszüge für den gesamten Berechnungszeitraum. Wenn ihr etwas durch Kontoauszüge nachweisen möchtet, dann schickt bitte nur die relevanten Seiten und markiert die relevanten Posten bzw. macht alles andere unkenntlich.
  • Bitte schickt keine ZIP- oder RAR-Dateien. Diese sind potentiell unsicher und werden gerne von unserem Mail-Server aussortiert.
  • Bitte schickt keine Dateien über externe Services – wir folgen aus Sicherheitsgründen keinen Links und können deshalb dann auf eure Dokumente nicht zugreifen.
  • Achtet bitte darauf, dass Dateien nicht zu groß sind. Wir brauchen keine hochauflösenden Bilder und große Dateien können auch Schuld daran sein, dass Mails nicht ankommen.
  • Dokumente müssen trotzdem les- und druckbar sein, also z.B. nicht zu dunkel oder zu klein.
  • Wenn ihr PDFs am Computer markiert kann es sein, dass der „Textmarker-Effekt“ beim Ausdruck die markierten Teile überdeckt. Bitte vermeidet das möglichst, markiert z.B. stattdessen durch umkreisen der relevanten Punkte.
  • Wenn es euch nicht möglich ist, die Dokumente als PDF zu schicken, verwendet bitte ein anderes gebräuchliches Format, z.B. JPG, PNG, ODT.
  • Bitte beachtet auch, dass wir keine automatischen Eingangsbestätigungen versenden. Wenn ihr euch unsicher seid, ob eure E-Mail angekommen ist, fragt bitte nach.

Zum Abschluss zwei Tipps zum Erstellen von Dokumenten für den E-Mail-Versand:

  • Ihr könnt Dokumente wie z.B. Kontoauszüge als PDFs speichern, indem ihr ein Programm zum PDF-Erstellen installiert (es gibt viele kostenlose Optionen). Dieses agiert wie ein Drucker, d.h. ihr könnt z.B. bei Kontoauszügen die Druckansicht aufrufen und dort als „Drucker“ das PDF-Programm auswählen, welches dann das Dokument als PDF abspeichert, statt es auf Papier zu drucken.
  • Ihr könnt zumindest in Windows ganz einfach Screenshots erstellen, indem ihr das „Snipping Tool“ verwendet (findet sich im Zubehör). Damit könnt ihr einen Bereich des Bildschirms markieren, der dann als Bild gespeichert wird, das ihr gleichzeitig auch z.B. markieren oder anderweitig bearbeiten könnt.